Zwei völlig verschiedene Regelungen tragen in Österreich fast denselben Namen. Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, die einkommensteuerliche Kleinunternehmerpauschalierung vereinfacht die Gewinnermittlung. Beide hängen an derselben Umsatzgrenze von 55.000 Euro, betreffen aber unterschiedliche Steuern und lassen sich unabhängig voneinander wählen.
Zwei Regelungen, ein Name
Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt, stößt meist zuerst auf die USt-Befreiung: Bis 55.000 Euro Jahresumsatz muss keine Umsatzsteuer verrechnet werden, dafür entfällt auch der Vorsteuerabzug. Wie diese Grenze, die Toleranzregel und die Option zur Regelbesteuerung im Detail funktionieren, ist ausführlich im Beitrag zur Firmengründung beschrieben.
Hier geht es um die zweite, seltener erklärte Regelung: die Kleinunternehmerpauschalierung bei der Einkommensteuer. Sie bestimmt, wie der Gewinn ermittelt wird, also wie viel von den Einnahmen tatsächlich versteuert werden muss.
Wie die Pauschalierung den Gewinn berechnet
Statt jede einzelne Betriebsausgabe zu belegen, wird ein fixer Prozentsatz der Einnahmen pauschal als Betriebsausgabe angesetzt. Der Gewinn ergibt sich dann einfach aus der Differenz. Zwei Sätze gelten, gestaffelt nach Branche (WKO, Stand 2026):
| Branche | Pauschale | gedeckelt bei |
|---|---|---|
| Dienstleistungsbetriebe | 20 Prozent der Einnahmen | 11.000 Euro |
| übrige Betriebe (Handel, Handwerk, Produktion) | 45 Prozent der Einnahmen | 24.750 Euro |
Voraussetzung ist, dass auch die umsatzsteuerliche Kleinunternehmergrenze von 55.000 Euro eingehalten wird. Zusätzlich zur Pauschale lassen sich Sozialversicherungsbeiträge, der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrags, das Arbeitsplatzpauschale sowie die Hälfte der Kosten für ein Öffi-Ticket absetzen. Diese Posten sind unabhängig davon, wie hoch die eigentliche Betriebsausgabenpauschale ausfällt, und wirken zusätzlich gewinnmindernd. Diese Posten schmälern den Gewinn also über die Pauschale hinaus.
Beim Arbeitsplatzpauschale gibt es zwei Stufen. Das große Pauschale von 1.200 Euro im Jahr steht zu, wenn keine anderen aktiven Erwerbseinkünfte vorliegen, für die außerhalb der Wohnung ein Raum zur Verfügung steht, oder diese höchstens 13.539 Euro betragen. Wer daneben ein höheres Angestelltengehalt bezieht, für das ein Büroarbeitsplatz vorhanden ist, kann nur das kleine Pauschale von 300 Euro geltend machen (WKO). Für viele Kleinunternehmer im Nebenerwerb ist damit von vornherein nur die niedrigere Stufe erreichbar.
Wann sich die Pauschale lohnt und wann nicht
Die Pauschale ist eine Wette auf die eigene Kostenstruktur. Wer wenig tatsächliche Ausgaben hat, gewinnt; wer viel Material oder Wareneinsatz hat, verliert im Vergleich zur echten Buchhaltung.
Ein Beispiel mit einer Dienstleisterin, 40.000 Euro Jahresumsatz und tatsächlichen Ausgaben von nur 4.000 Euro, etwa für Software und Fortbildung:
| Pauschalierung | tatsächliche Ausgaben | |
|---|---|---|
| angesetzte Betriebsausgaben | 8.000,00 Euro (20 Prozent) | 4.000,00 Euro |
| Gewinn | 32.000,00 Euro | 36.000,00 Euro |
Die Pauschale senkt den Gewinn um 4.000 Euro mehr, als tatsächlich an Kosten angefallen ist. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent sind das 1.200 Euro weniger Steuer, ganz ohne einen einzigen zusätzlichen Beleg.
Beim Handwerker kippt die Rechnung. Bei 50.000 Euro Umsatz und tatsächlichen Ausgaben von 30.000 Euro, etwa für Material und Subunternehmer, greift die 45-Prozent-Pauschale, gedeckelt bei 24.750 Euro. Der Gewinn läge damit bei 27.500 Euro statt bei den tatsächlichen 20.000 Euro. Hier kostet die Pauschale 7.500 Euro zusätzlichen Gewinn, weil der Deckel die reale Kostenstruktur nicht abbildet.
Die Faustregel: Wer strukturell wenig Wareneinsatz hat, etwa Beratung, IT, Kreativberufe, fährt mit der Pauschale meist besser. Wer viel Material einkauft oder Fremdleistungen zukauft, sollte nachrechnen, bevor er sich dafür entscheidet.
Bei mehreren Betrieben und gemischten Tätigkeiten
Wer mehrere Betriebe führt, muss die Umsätze für die Prüfung der 55.000-Euro-Grenze zusammenrechnen. Die Pauschalierung ist nur anwendbar, wenn die Summe aller Betriebe die Grenze nicht überschreitet, nicht jeder Betrieb für sich (WKO).
Innerhalb eines einzelnen Betriebs mit gemischter Tätigkeit, etwa Beratung und zusätzlicher Warenverkauf, gilt eine einfache Regel: Maßgeblich für den anzuwendenden Pauschalsatz ist jene Tätigkeit, aus der die höheren Betriebseinnahmen stammen. Wer also überwiegend Dienstleistungen erbringt und nur nebenbei Waren verkauft, wendet auf den gesamten Umsatz die 20-Prozent-Pauschale an, nicht getrennt nach Tätigkeitsart.
Die Bindung, die oft übersehen wird
Wer sich freiwillig gegen die Pauschalierung entscheidet und zur tatsächlichen Gewinnermittlung wechselt, kann die Pauschalierung erst nach Ablauf von drei Wirtschaftsjahren erneut in Anspruch nehmen. Wer also im ersten Jahr aus guten Gründen die tatsächlichen Ausgaben ansetzt, ist für die folgenden zwei Jahre daran gebunden, selbst wenn sich die Kostenstruktur ändert.
Diese Sperrfrist betrifft nur den freiwilligen Wechsel weg von der Pauschale. Wird die Umsatzgrenze überschritten und die Pauschalierung fällt deshalb automatisch weg, gilt die Dreijahresfrist nicht in gleicher Form.
Die neue EU-Regelung für grenzüberschreitende Kleinunternehmer
Wer nicht nur in Österreich, sondern auch in anderen EU-Staaten verkauft, kann seit 1. Jänner 2025 die Kleinunternehmerbefreiung auch dort in Anspruch nehmen, ohne sich im jeweiligen Land umsatzsteuerlich erfassen zu lassen. Voraussetzung ist ein unionsweiter Jahresumsatz von höchstens 100.000 Euro, zusätzlich zur nationalen Grenze von 55.000 Euro im jeweiligen Zielland (USP, Stand 2026).
Beantragt wird das im Ansässigkeitsstaat, für ein österreichisches Unternehmen also in Österreich über das Portal für EU-Sonderregelungen. Nach der Vormeldung, in der festgelegt wird, in welchen Mitgliedstaaten die Befreiung gelten soll, wird eine Kennnummer mit dem Zusatz -EX vergeben.
Bei der 100.000-Euro-Grenze gibt es anders als bei der nationalen 55.000-Euro-Grenze keine Toleranzregel. Wird sie überschritten, entfällt die Steuerbefreiung für alle betroffenen Länder ab diesem Zeitpunkt sofort, nicht erst zum Jahresende. Wer international expandiert, sollte diese Grenze deshalb enger überwachen als die inländische.
Was für Betriebe mit Auslandsumsätzen wichtig ist
Praktisch relevant ist die EU-Regelung vor allem für Kleinunternehmer, die über Online-Plattformen an Privatkunden in mehreren EU-Ländern verkaufen. Ohne die Sonderregelung müsste sich ein österreichischer Kleinunternehmer, der die Lieferschwelle in einem anderen Land überschreitet, dort umsatzsteuerlich registrieren, selbst wenn er in Österreich unter der 55.000-Euro-Grenze bleibt.
Die neue Regelung erspart genau das, solange beide Grenzen eingehalten werden. Wer die Option zieht, ist daran fünf Kalenderjahre gebunden, sobald sie einmal beendet und zur Regelbesteuerung gewechselt wurde.
Warum die deutsche Grenze anders aufgebaut ist
Deutschland kennt ebenfalls eine Kleinunternehmerregelung, arbeitet aber mit zwei Schwellen statt einer: 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr (IHK Stuttgart). Wer im Vorjahr über 25.000 Euro lag, ist im Folgejahr automatisch umsatzsteuerpflichtig, unabhängig vom aktuellen Umsatz.
Österreich stellt dagegen allein auf das laufende Kalenderjahr ab, dafür ohne die deutsche Vorjahresbremse, aber mit der 10-Prozent-Toleranz. Wird die deutsche 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung sofort mit dem übersteigenden Umsatz, so wie es in Österreich nur bei der unionsweiten 100.000-Euro-Grenze der Fall ist, nicht bei der nationalen 55.000-Euro-Grenze.
Für Gründer, die aus Deutschland zuziehen oder deutsche Ratgeber lesen, ist das ein häufiger Stolperstein: Die österreichische Regelung prüft nicht den Vorjahresumsatz, sondern ausschließlich, wie sich der Umsatz im laufenden Jahr entwickelt.
Was auf die Rechnung gehört
Wer die umsatzsteuerliche Befreiung nutzt, muss auf jeder Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Üblich ist eine Formulierung wie „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen“, der genaue Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, solange der Verweis auf die Bestimmung eindeutig ist (sevdesk). Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formal unvollständig, auch wenn korrekterweise keine Umsatzsteuer verrechnet wurde.
Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer unabhängig vom Rechnungsbetrag die vereinfachten Regeln der Kleinbetragsrechnung anwenden. Das reduziert die Pflichtangaben spürbar, etwa entfällt bei kleinen Beträgen die Adresse des Kunden. Für die Praxis heißt das weniger Verwaltungsaufwand bei jeder einzelnen Rechnung, unabhängig davon, welche der beiden hier beschriebenen Pauschalregelungen genutzt wird.
Was für angestellte Nebenerwerbsgründer gilt
Wer neben einem Angestelltenverhältnis ein Kleinunternehmen führt, profitiert von beiden Regelungen unabhängig voneinander. Die Umsatzgrenze von 55.000 Euro bezieht sich ausschließlich auf die selbständige Tätigkeit, das Angestelltengehalt zählt nicht mit.
Bei der Einkommensteuer werden beide Einkunftsarten dagegen zusammengerechnet und gemeinsam nach dem progressiven Tarif versteuert. Der durch die Pauschale reduzierte Gewinn aus dem Kleinunternehmen fließt also in dieselbe Veranlagung wie das Gehalt und wird zum persönlichen Grenzsteuersatz besteuert, der durch das Zusammenrechnen oft höher liegt als erwartet. Die maßgeblichen Stufen stehen in der Lohnsteuertabelle, der Ablauf der gemeinsamen Veranlagung im Beitrag zum Lohnsteuerausgleich.
Was für die Sozialversicherung zusätzlich gilt
Unabhängig von der gewählten Gewinnermittlung entscheidet der tatsächlich ermittelte Gewinn über die Pflichtversicherung bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen. Ein durch die Pauschale niedriger ausgewiesener Gewinn kann dazu führen, dass die Versicherungsgrenze für Neue Selbständige von 6.613,20 Euro im Jahr 2026 unterschritten bleibt, während er bei tatsächlicher Ausgabenrechnung überschritten würde (SVS). Das wirkt sich unmittelbar auf die Beitragspflicht aus und sollte bei der Wahl der Gewinnermittlungsart mitbedacht werden.
Bleibt der Gewinn unter dieser Grenze, fällt lediglich die fixe Unfallversicherung von 155,40 Euro im Jahr an, keine Kranken- und Pensionsversicherung. Bei knappen Fällen kann die Wahl der Gewinnermittlung damit über mehrere tausend Euro an SVS-Beiträgen entscheiden, nicht nur über die Einkommensteuer. Wer sich zwischen Kleinunternehmerpauschalierung und tatsächlichen Ausgaben nicht sicher ist, sollte deshalb beide Varianten einmal vollständig durchrechnen, statt sich allein an der Einkommensteuer zu orientieren.
Wer die Rechtsform wechselt, etwa von einem Einzelunternehmen in eine GmbH, verliert die Kleinunternehmerpauschalierung automatisch, weil Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer unterliegen und die Pauschalierung nur bei der Einkommensteuer natürlicher Personen zur Anwendung kommt. Die grundlegenden Unterschiede zwischen den Rechtsformen sind im Beitrag zur Firmengründung erklärt.
Stand der Angaben: Betriebsausgabenpauschale und Deckelung nach WKO, gültig seit 1. Jänner 2025 und unverändert für 2026. Bindungsfrist bei freiwilligem Wechsel nach WKO. EU-Kleinunternehmerregelung, Unionsgrenze von 100.000 Euro und KU-EU-EX-Kennnummer nach dem Unternehmensserviceportal, in Kraft seit 1. Jänner 2025. Die Rechenbeispiele sind eigene Berechnungen auf Basis dieser Werte.