Firmengründung - Zum Finanzamt für Steuernummer und Abgebenkonto

Einen Monat Zeit bleibt Ihnen ab dem Tag, an dem Sie zu arbeiten beginnen, um die Firmengründung dem zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Anzeigepflicht steht in Paragraf 120 der Bundesabgabenordnung (BAO), die Frist gilt unabhängig davon, ob bereits eine Gewerbeanmeldung vorliegt oder erst folgt, und sie gilt für Einzelunternehmer genauso wie für Gesellschaften (WKO, Stand 2026). Wer die Frist verpasst, riskiert eine Zwangsstrafe nach Paragraf 111 BAO, die im Einzelfall bis zu 5.000 Euro betragen kann.

Die Meldung selbst ist reine Formsache. Entscheidend ist, was danach passiert: Aus einer eher unscheinbaren Umsatz- und Gewinnschätzung im Fragebogen leiten sich die Steuervorauszahlungen der ersten Jahre ab, und aus der gleichen Zahl ergibt sich, ob die Kleinunternehmerregelung greift oder nicht.

Der Fragebogen zur Betriebseröffnung

Je nach Rechtsform verwenden Sie ein anderes Formular: Verf24 für Einzelunternehmen, Verf15 für Kapitalgesellschaften wie die GmbH, Verf16 für Personengesellschaften. Alle drei stammen vom Bundesministerium für Finanzen und lassen sich elektronisch über FinanzOnline oder als PDF einreichen (BMF, Formular Verf24). Abgefragt werden unter anderem die erwartete Rechtsform, der Beginn der Tätigkeit, eine Prognose zu Umsatz und Gewinn für das laufende und das folgende Jahr sowie die Bankverbindung für Gutschriften.

Wer die Gründung online über das Unternehmensserviceportal (USP) abwickelt, kann die Finanzamtsmeldung dort gemeinsam mit anderen Behördenwegen erledigen. Für die reine Anzeige beim Finanzamt reicht aber auch der direkte Weg über FinanzOnline.

Steuernummer und Abgabenkonto

Nach der Bearbeitung, die üblicherweise zwei bis vier Wochen dauert, vergibt das Finanzamt eine Steuernummer. Unter dieser Nummer wird automatisch ein Abgabenkonto eingerichtet, auf dem sämtliche Zahlungen, Gutschriften und Vorschreibungen verbucht werden, ähnlich wie bei einem Bankkonto. Buchungsmitteilungen erhalten Sie kostenlos, und Guthaben lassen sich entweder mit der nächsten Zahlung verrechnen oder auf Antrag ausbezahlen.

Alle laufenden Formulare, von der Umsatzsteuervoranmeldung bis zur Einkommensteuererklärung, wickeln Sie über FinanzOnline ab. Weil die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ohnehin verpflichtend elektronisch zu erfolgen hat, lohnt sich die frühzeitige Registrierung für den Online-Zugang, statt erst kurz vor der ersten Fälligkeit damit zu beginnen.

Die Kleinunternehmergrenze: seit 2025 bei 55.000 Euro

Ob Sie Umsatzsteuer verrechnen müssen, hängt von einer einzigen Zahl ab: dem erwarteten Jahresumsatz. Seit 1. Jänner 2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 Euro brutto pro Kalenderjahr, und dieser Wert gilt unverändert auch 2026 (WKO, Stand 2026). Bleiben Sie darunter, stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.

Eine Toleranzregel fängt Prognosefehler ab: Wird die Grenze um bis zu 10 Prozent überschritten, bleiben Sie bis Jahresende steuerbefreit.

• Kleinunternehmergrenze: 55.000 Euro

• Toleranzgrenze (plus 10 %): 60.500 Euro

Erst ab einem Umsatz über dieser Toleranzgrenze wird jede weitere Rechnung ab diesem Zeitpunkt umsatzsteuerpflichtig, rückwirkend ändert sich für die bereits gestellten Rechnungen nichts. Wer regelmäßig Investitionen tätigt und deshalb Vorsteuer geltend machen will, kann freiwillig auf die Kleinunternehmerbefreiung verzichten. Diese Option zur Regelbesteuerung bindet allerdings für mindestens fünf Jahre, ein Widerruf ist erst danach möglich und muss bis zum 31. Jänner des betreffenden Jahres erklärt werden. Diese Bindung wird in der Gründungseuphorie gerne übersehen und sollte vorab mit einer Steuerberatung durchgerechnet werden.

	Kleinunternehmerregelung	Regelbesteuerung (Option)
Umsatzsteuer auf Rechnungen	keine	20 % bzw. ermäßigter Satz
Vorsteuerabzug bei Einkäufen	nein	ja
Umsatzsteuervoranmeldung	entfällt	monatlich oder vierteljährlich
Bindung	keine, Grenze wird jährlich neu geprüft	mindestens 5 Jahre

Quelle: WKO, Kleinunternehmerregelung, Stand 2026.

Einzelunternehmen oder GmbH: unterschiedliche Steuerarten

Welches Formular Sie ausfüllen, hängt von der Rechtsform ab, und die Rechtsform entscheidet auch, welche Steuer auf den Gewinn anfällt. Einzelunternehmer und Personengesellschaften zahlen Einkommensteuer nach dem progressiven Tarif, der je nach Einkommenshöhe zwischen 0 und 55 Prozent liegt. Eine GmbH oder FlexKapG zahlt dagegen Körperschaftsteuer zu einem fixen Satz, unabhängig davon, wie hoch der Gewinn ausfällt. Zusätzlich wird für Kapitalgesellschaften auch dann eine Mindestkörperschaftsteuer fällig, wenn im ersten Jahr noch gar kein Gewinn erwirtschaftet wird, denn sie berechnet sich nicht vom Gewinn, sondern vom Mindeststammkapital. Wer zwischen den Rechtsformen schwankt, sollte diese Mindestbelastung schon vor der Gründung mit einer Steuerberatung durchrechnen, weil sie unabhängig von der tatsächlichen Geschäftsentwicklung anfällt.

Wann Sie eine UID-Nummer brauchen

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, weil Sie über der Kleinunternehmergrenze liegen oder freiwillig zur Regelbesteuerung optiert haben, vergibt das Finanzamt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) in der Regel automatisch im Rahmen der steuerlichen Erfassung. Bleiben Sie Kleinunternehmer, brauchen Sie grundsätzlich keine UID, es sei denn, Sie beziehen oder erbringen Leistungen mit Unternehmern aus anderen EU-Staaten. Wer als Kleinunternehmer Waren aus dem EU-Ausland im Wert von mehr als 11.000 Euro pro Jahr einkauft, überschreitet die sogenannte Erwerbsschwelle und muss sich ebenfalls umsatzsteuerlich erfassen lassen. In diesem Fall beantragen Sie die UID separat mit dem Formular U15.

Steuervorauszahlungen richtig einschätzen

Aus der Gewinnschätzung im Fragebogen berechnet das Finanzamt die Einkommensteuer- beziehungsweise Körperschaftsteuervorauszahlung, die vierteljährlich fällig wird, jeweils zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Ein Rechenbeispiel: Wird die Einkommensteuer für das erste Geschäftsjahr auf Basis der Gewinnschätzung mit 4.800 Euro festgesetzt, werden davon vier gleiche Raten fällig.

• Jahresvorauszahlung: 4.800 Euro

• Vorauszahlung pro Quartal: 4.800 Euro ÷ 4 = 1.200 Euro

Wer den Gewinn zu niedrig ansetzt, erlebt im zweiten oder dritten Jahr eine böse Überraschung: Sobald der tatsächliche Steuerbescheid vorliegt, wird nicht nur eine Nachzahlung fällig, das Finanzamt passt auch die künftigen Vorauszahlungen nach oben an, und mit ihnen steigt in der Regel auch die vorläufige Beitragsgrundlage bei der Sozialversicherung.

Wird der Gewinn dagegen zu hoch geschätzt, entsteht kein Schaden: Die zu viel bezahlte Steuer wird auf dem Abgabenkonto gutgeschrieben und mit der nächsten Zahlung verrechnet oder ausbezahlt. Stellt sich umgekehrt schon während des Jahres heraus, dass der Gewinn deutlich niedriger ausfällt als angenommen, lässt sich die Vorauszahlung formlos über FinanzOnline per Herabsetzungsantrag anpassen, ein Zuwarten bis zur Veranlagung ist nicht nötig. In der Praxis hat sich außerdem eine vorsichtige Faustregel bewährt: Legen Sie im ersten Jahr etwa die Hälfte des laufenden Gewinns für Steuern und Sozialversicherung zur Seite, statt sich an der optimistischsten Prognose zu orientieren.

Die Anmeldung bei der SVS nicht vergessen

Parallel zur Meldung beim Finanzamt braucht es die Anmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS), ebenfalls innerhalb eines Monats ab Beginn der Tätigkeit. Bei Gewerbetreibenden leitet die Gewerbebehörde die Anmeldung zwar in der Regel weiter, die Frist zur eigenen Meldung bleibt aber bestehen. Für sogenannte Neue Selbständige, also Tätigkeiten ohne Gewerbeschein wie Vortragende, Kunstschaffende oder Journalisten, gilt eine jährliche Versicherungsgrenze von 6.613,20 Euro für das Jahr 2026 (SVS, Stand 2026). Erst darüber entsteht die Pflichtversicherung.

Wer sich nicht rechtzeitig meldet, riskiert mehr als nur Bürokratie. Gibt die versicherte Person keine sogenannte Überschreitungserklärung ab und stellt sich erst nach dem Einkommensteuerbescheid heraus, dass die Grenze überschritten wurde, verlangt die SVS einen Zuschlag von 9,3 Prozent auf die nachzuzahlenden Beiträge, außer die Meldung erfolgt innerhalb von acht Wochen nach Zustellung des Bescheids. Ein Rechenbeispiel: Fallen nachträglich 3.200 Euro an SVS-Beiträgen für das Gründungsjahr an, weil weder eine Überschreitungserklärung vorlag noch fristgerecht gemeldet wurde, kommen 297,60 Euro Zuschlag dazu, macht zusammen 3.497,60 Euro. Wer dagegen von Anfang an eine Überschreitungserklärung abgibt, erhält sofort vollen Versicherungsschutz und vermeidet den Zuschlag, selbst wenn die Prognose später nicht ganz zutrifft.

Was ansteht, sobald Sie Personal einstellen

Sobald aus dem Einzelunternehmen ein Betrieb mit Mitarbeitern wird, kommen weitere Meldepflichten dazu, die über die reine Finanzamtsanmeldung hinausgehen. Als Arbeitgeber führen Sie Lohnsteuer nach der aktuellen Lohnsteuertabelle ab, und Sie müssen für jeden Mitarbeiter monatlich Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse einzahlen, aus der später die Abfertigung neu finanziert wird. Diese Pflichten entstehen unabhängig davon, ob der Betrieb bereits umsatzsteuerpflichtig ist oder noch als Kleinunternehmer geführt wird.

Auch beim Thema Absicherung lohnt der Blick über das Finanzamt hinaus. Wer für die Gründung einen Kredit aufnimmt, sollte die aktuellen Kreditzinsen verschiedener Anbieter vergleichen, bevor die erste Rate fällig wird. Und für Betriebe mit Kundenverkehr oder eigenem Fuhrpark ist eine gesonderte betriebliche Haftpflichtversicherung sinnvoll, da die private Variante berufliche Schäden in aller Regel ausschließt.

Häufige Fehler bei der Erstanmeldung

In der Beratungspraxis wiederholen sich einige Stolpersteine. Die Umsatzschätzung wird oft bewusst niedrig angesetzt, in der Hoffnung, dadurch die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, obwohl der tatsächliche Umsatz absehbar höher liegt. Das rächt sich spätestens bei der Betriebsprüfung. Ebenso häufig wird die Bindungsfrist von fünf Jahren bei einem freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerbefreiung übersehen, was bei sinkenden Umsätzen in den Folgejahren zu unnötig hohem Verwaltungsaufwand führt.

Ein dritter Fehler betrifft die SVS-Meldung: Wer die Überschreitungserklärung nicht abgibt, weil der Umsatz im ersten Jahr unsicher erscheint, verzichtet auf sofortigen Versicherungsschutz und riskiert den erwähnten Zuschlag, sobald sich im Nachhinein doch eine Überschreitung zeigt. Im Zweifel ist die Erklärung die sicherere Wahl, weil sie sich bei einer falschen Prognose nicht negativ auswirkt.

Wenn sich die Verhältnisse ändern

Ändert sich während des Jahres etwas Wesentliches, etwa ein Wechsel der Rechtsform, eine Betriebsübergabe oder eine deutlich andere Umsatzentwicklung als ursprünglich gemeldet, ist auch das dem Finanzamt anzuzeigen. Für die laufende Korrektur der Vorauszahlungen reicht in vielen Fällen ein formloser Antrag über FinanzOnline, eine neuerliche Betriebseröffnung ist dafür nicht nötig. Größere Änderungen, etwa der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung oder umgekehrt, sollten Sie dagegen rechtzeitig vor dem betreffenden Kalenderjahr mit einer Steuerberatung abstimmen, weil die Fristen dafür kalendarisch fix sind und nicht rückwirkend nachgeholt werden können.

Zahlen und Quellen: Kleinunternehmergrenze und Toleranzregel: WKO, Stand 2026, gültig seit 1. Jänner 2025. Erwerbsschwelle für die UID-Pflicht: 11.000 Euro pro Jahr. Versicherungsgrenze für Neue Selbständige und SVS-Zuschlag: SVS, Stand 2026. Formular Verf24: Bundesministerium für Finanzen. Die tatsächliche Höhe von Vorauszahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen hängt von der individuellen Gewinnschätzung ab und sollte vor der Anmeldung mit einer Steuerberatung abgestimmt werden.